Les prestataires et fournisseurs proposent généralement de remplir une demande de devis pour un distributeur automatique afin de préciser le mode de financement et le type d’appareil voulus mais également le nombre de salariés ou une évaluation du passage et éventuellement une configuration du site d’installation (présence ou non des branchements au réseau).
Le devis du distributeur automatique, quel que soit le mode de gestion envisagé, doit contenir tous les éléments concernant l’appareil, la gestion de son approvisionnement, son entretien et sa maintenance.
Le mode de gestion
- Le devis du distributeur automatique doit stipuler le mode de gestion choisi : gestion totale, location, achat ou leasing. Il déterminera tous les engagements successifs du contrat.
- Dans certains cas, il peut être intéressant d’établir des devis pour deux ou trois modes de gestion, afin d’en comparer les coûts et les avantages.
L’appareil et sa maintenance
- Le devis du distributeur automatique doit contenir une description précise de l’appareil et indiquer s’il s’agit d’un appareil neuf ou d’occasion. Dans le cas d’une gestion totale, le prestataire peut se réserver le droit d’échanger le distributeur contre un autre modèle plus adapté à la consommation réelle constatée sur le site.
- La monétique utilisée sera signalée sur le devis du distributeur automatique. L’installation d’un système prépayé pourra entraîner un surcoût.
- Le contrat de maintenance doit mentionner la fréquence des visites et la rapidité d’intervention en cas de panne ou de dysfonctionnement. Il précisera les modalités du SAV et des services techniques : possibilité de joindre des techniciens et des conseillers, suivi des consommations, transmission électronique des états de panne de l’appareil.
- En cas de gestion totale, la mise à disposition d’un branchement au réseau d’eau doit être assurée par l’entreprise. Ce branchement doit être aux normes. Les prestataires peuvent proposer d’effectuer les travaux mais il faudra alors qu’ils en garantissent la conformité.
Les approvisionnements
- Si l’approvisionnement est compris dans le contrat (gestion totale et certains contrats de location, fontaine bonbonne en particulier), il doit être décrit précisément dans le devis du distributeur automatique : gamme de qualité, références, diversité des produits.
- Tous les appareils ne peuvent pas recevoir indifféremment tous les types d’approvisionnement. Par exemple, certaines machines à café ne fonctionnent qu’avec une marque de capsules. Le devis de votre distributeur automatique doit donc stipuler quels produits sont acceptés par la machine.
- Dans le cas d’une location, l’entreprise peut également passer commande des approvisionnements auprès du fournisseur de l’appareil. Il est donc intéressant de connaître dès le devis, les gammes d’approvisionnements choisies par le fournisseur. Certains ne travaillent qu’avec certaines marques et ne pourront assurer l’approvisionnement d’autres références.
- En cas de gestion totale, les prix des produits fournis par le distributeur seront fixés par le prestataire. Ils peuvent néanmoins faire l’objet d’une négociation avec l’entreprise. Dans certains cas, le prestataire peut également faire apparaître une clause de consommation minimale. L’entreprise devra alors compenser le manque à gagner en cas de consommation trop faible. Cet élément doit figurer sur le devis du distributeur automatique.
Devis pour un distributeur automatique : à qui s’adresser ?
- Il existe 1 250 gestionnaires de distributeurs automatiques en France. Il est donc fortement recommandé de demander plusieurs devis pour votre distributeur automatique.
- Il existe plusieurs certifications prouvant la qualité des matériels et des services des gestionnaires. Les appareils doivent avoir la norme CE. Certains fournisseurs présentent la norme ISO 9001 sur la qualité et le respect des normes d’hygiène. La NAVSA (chambre syndicale nationale de vente et de services automatiques) a mis en place un code d’éthique professionnelle de la distribution automatique qui concerne autant les conditions de travail, que le matériel utilisé et la transparence sur les produits fournis. Les certificats d’adhésion à ce code sont délivrés par l’organisme indépendant Qualicert.